Many industries are carrying out statutory inspections on machinery and other equipment on a yearly basis. It is important to have these inspections under control, as they are often include requirements to reduce the risk of accidents in the workplace. Statutory inspections come with different frequencies and it is therefore very helpful for the operations and maintenance department to have these systemized.
How do I comply with statutory inspection requirements?
As the statutory inspections can be carried out on many different types of equipment and machines, there are many different requirements to the inspections. This can vary, depending on the industry and which type of equipment the inspection is carried out on. It is therefore important that you always check with your supplier, so that you make sure that you comply with the requirements.
Statutory inspections may include:
- Inspecting tires for cracks, wear, holes and the like
- Checking that breaks are fully functional
- Inspecting of scaffolding and handrails for crookedness
- Checking for crookedness on ladder and loose steps
- Checking wires for damages and cracks
- Inspecting equipment for cleaning, grease traps, free ventilation
- Check that the stop button works
Men det er vigtigt at huske, at det ikke kun er nok at konstatere du har udført et eftersyn. Det fremgår i Arbejdstilsynets bekendtgørelse 428 om anvendelse af tekniske hjælpemidler, at det er lovpligtigt at maskiner og materiel vedligeholdes og altid holdes i fuld forsvarlig stand.
I INEXTIA kan du nemt registrere, planlægge og følge på alle vedligeholdelsesopgaver og eftersyn, så intet overses og alle maskiner vedligeholdes løbende.
How is the correct documentation for statutory inspections ensured?
It is important to ensure correct documentation when carrying out statutory inspections, as this documentation can be requested in the event of incidents, accidents and general checks. This documentation may be requested in the event of incidents, accidents, or routine inspections.
A great tool for this is to use checklists, as these will ensure that the staff who is in charge of carrying out the inspection review all requirements for the inspection and documents the review at the same time. The checklists can be in paper or digital form and are very important to store in a central place available to the staff.
More and more choose to digitalize this process, so that documentation is stored digitally and possibly being connected directly to the equipment being inspected. In that way, it is always easy to find any requested documentation of statutory inspections. Another great advantage of the digital checklist is that you can simultaneously add photos as documentation directly from your tablet or phone.
Med INEXTIA Appen kan du nemt holde styr på alle disse krav. Ved at scanne QR-koder får du adgang til data, historik og mulighed for at oprette fejlrapporteringer direkte ved maskinen.
Se hvor nemt du kan oprette og udføre dine vedligeholdsopgaver med INEXTIA Appen:
Planlægning af eftersynsintervaller
For at sikre at du overholder kravene til eftersyn, er det vigtigt at fastsætte klare eftersynsintervaller for de enkelte maskiner og materiel. Når eftersynsintervaller fastlægges, er der en række principper, der bør følges for at sikre korrekt vedligeholdelse og sikkerhed.
Først og fremmest, hvis der er særregler til eftersyn af maskinen, skal disse altid følges. Dernæst bør du følge leverandørens anvisninger, da de bygger på grundigt kendskab til maskinens holdbarhed og sikkerhed.
Derudover kan du selv fastsætte eftersynsintervallen baseret på dine egne erfaringer med maskinens brug og slid. Hvis ingen af de ovennævnte principper gælder for din maskine, er det lovpligtigt, at der gennemføres eftersyn mindst én gang hver 12. måned
Når du har fået intervallerne til de maskiner og materiel der kræver regelmæssigt eftersyn på plads, kan ansvaret fordeles blandt medarbejdere. Vær opmærksom på, at Arbejdstilsynet kræver at lovpligtige eftersyn udføres af en sagkyndig person, som har det nødvendige faglige kendskab og uddannelse til at gennemføre kontrollen.
For at skabe et klart overblik og sikre regelmæssig udførelse, er digitale joblister et effektivt værktøj. I INEXTIA kan du planlægge dine opgaver med kalenderfrekvenser, så eftersyn udføres til tiden og efter faste intervaller.
Med Joblister i INEXTIA kan du:
- Oprette og planlægge eftersyn med faste intervaller for hver maskine
- Tildele opgaver til ansvarlige medarbejdere
- Få automatisk påmindelse om kommende eftersyn
- Overvåge opgavers status
- Tilgå eftersynshistorik for hver maskine
Se hvordan du kan planlægge dine opgaver i INEXTIA med kalenderfrekvenser:
Hvordan sikrer du den rette dokumentation ved eftersyn af materiel?
Når eftersyn udføres, er det vigtigt at sikre sig dokumentation. Denne dokumentation kan nemlig blive efterspurgt ved nær ved hændelser, ulykker og almindelig kontrol.
Maskiner og materiel omfattet af kravet om lovpligtige eftersyn, skal have foretaget et hovedeftersyn minimum en gang årligt. Denne form for eftersyn, samt særlige eftersyn, skal dokumenteres og korrekt dokumentation er afgørende for at kunne fremvise historik og overholdelse af sikkerhed.
Hvad skal dokumenteres?
For at opfylde dokumentationskravene skal du indsamle nødvendige data og oplysninger ved hvert eftersyn. Typiske krav til dokumentation inkluderer:
- Datoer og tidspunkter for eftersyn: Dokumentér hvornår hvert eftersyn er udført.
- Eftersynsresultater: Registrering af alle fund under eftersynet, herunder identificerede fejl og potentielle sikkerhedsrisici.
- Reparationer og opfølgning: Dokumentér enhver reparation eller justering, der er foretaget som følge af eftersynet.
Dokumentationen er samtidigt virksomhedens bevis på, at alle krav til sikkerhed og vedligeholdelse er overholdt, og at maskinen var i orden på tidspunktet for eftersynet.
Tjekliste til lovpligtige eftersyn
Det kan være svært at holde styr på, hvilke kontrolpunkter du skal dokumentere. Men med en tjekliste, kan du sikre, at den udførende gennemgår alle krav til eftersynet og samtidig dokumenterer gennemgangen. Disse tjeklister kan enten være i papirform eller digitale.
Ifølge BFA Industri’s vejledning, bør en tjekliste indeholde:
- Øverst angives virksomhedsoplysninger og afdeling.
- Notér type og producent af udstyr, inkl. modelnummer.
- Angiv dato for eftersyn og navnet på den ansvarlige person.
- Tilføj lovpligtige eftersynspunkter.
- Tilføj relevante punkter fra leverandørens brugsanvisning.
- Markér hvert punkt som enten i orden eller ikke i orden.
- Tilføj bemærkninger om eventuelle fejl.
- Notér eventuelle reparationer og dato for udførelsen.
Et eksempel på hvordan du kan sætte sin tjekliste op:
Du kan med fordel oprette dine tjeklister digitalt i INEXTIA, hvilket gør det lettere at opdatere, gemme og dele informationen med relevante medarbejdere.
Med Tjeklister i INEXTIA kan du designe og oprette forskellige tjeklister tilpasset de eftersyn du skal foretage, som for eksempel lovpligtige eftersyn, sikkerhedstjek eller månedlige gennemgange.
Derudover kan tjeklister gemmes som formularer knyttet til specifikke eftersynsopgaver eller vedligeholdelsesprocedurer, så alle relevante oplysninger er samlet ét sted og nemt tilgængelige.
Registrér lovpligtige eftersyn digitalt
Flere og flere vælger at digitalisere eftersynsprocessen, så al dokumentation opbevares digitalt og kan knyttes direkte til det udstyr, der er efterset.
Ved at registrere lovpligtige eftersyn digitalt opnår du en overskuelig oversigt over gennemførte eftersyn, hvilket gør det nemt at tilgå dokumentationen ved inspektioner eller kontrolbesøg.
Når du planlægger at digitalisere vedligehold og eftersyn, er det en god idé at udarbejde en kravspecifikation over hvilke funktioner dit vedligeholdssystem skal have.
Sådan kan du udføre lovpligtige eftersyn effektivt
Det kan være svært at skabe et overblik over eftersyn, og derfor har vi samlet de vigtigste punkter, så du kan udføre lovpligtige eftersyn effektivt:
- Planlægning af eftersynsintervaller: Fastlæg klare intervaller for hvert eftersyn baseret på maskintype og producentens anbefalinger.
- Brug af tjeklister: Sikrer, at alle vigtige punkter dækkes og dokumenteres, så ingen kritiske detaljer overses.
- Dokumentation af eftersyn: Registrér datoer, resultater og eventuelle reparationer, så du altid har bevis for overholdelse af kravene.
- Digitalisér eftersynsprocessen: Digitale værktøjer giver et samlet overblik og sikrer nem adgang til dokumentation.
Med en digital løsning som INEXTIA, kan du få et samlet overblik, automatiske påmindelser og fordele opgaver direkte til de ansvarlige medarbejdere.
Ved at digitalisere dine eftersynsprocesser kan du sikre, at intet eftersyn glemmes, og at dokumentation altid er opdateret og let tilgængeligt.
Kontakt os i dag og lær mere om hvordan INEXTIA kan strømline dine eftersyn.
